Personalcontrolling
Wichtiger Bestandteil eines modernen Controllingsystems
Für immer mehr Unternehmen liegt die Quelle ihrer Wettbewerbsvorteile nicht in Produkten, sondern in Menschen: Nur qualifizierte, motivierte und kundenorientierte Mitarbeiter sichern auf Dauer den unternehmerischen Erfolg.
Für immer mehr Unternehmen liegt die Quelle ihrer Wettbewerbsvorteile nicht in Produkten, sondern in Menschen: Nur qualifizierte, motivierte und kundenorientierte Mitarbeiter sichern auf Dauer den unternehmerischen Erfolg.
Um im Personalbereich dauerhafte Fehlentwicklungen zu vermeiden, sollten Sie auch den Faktor Personal strategisch steuern. Die Grundlage für die Entscheidungen des Managements werden dabei vom Personalcontrolling geliefert. Richtig angewandt, ist Personalcontrolling ein systematischer Prozess der Aufbereitung und Bewertung von Daten im Rahmen des Strategischen Managements. Neue Anforderungen an die Unternehmensführung wie das KONTRAG unterstreichen die wachsende Bedeutung des Personalcontrollings für die Praxis.
Im folgenden Beitrag erhalten Sie einen Überblick über die Anforderungen an ein Personalcontrolling und Sie erfahren, wie Sie es in das Unternehmenscontrolling einbetten. Die zentralen Instrumente und Kennzahlen im Personalcontrolling werden ebenso dargestellt wie Personalinformationssysteme und die Rolle des Personalcontrollers im Rahmen der Planung des Personalbudgets.
Aufgaben des Personalcontrollings
Wie jede Controllingaktivität dient auch das Personalcontrolling dem Messen, Bewerten und Steuern der unternehmerischen Aktivitäten - mit dem Fokus auf das Personal. So stellt das Personalcontrolling aufbereitete Informationen zur Verfügung, um personalwirtschaftliche Ziele zu erarbeiten, Alternativen aufzuzeigen, Maßnahmen zu ergreifen und den Erfolg dieser Maßnahmen zu kontrollieren. Dabei kann es im Personalbereich oder im Controlling angesiedelt sein - wichtig ist, dass die Funktion eine gesonderte Stellung Stellung aufweist. Die Einrichtung einer eigenen Abteilung ist nur bei Großunternehmen sinnvoll. Zudem sollten Sie das Personalcontrolling als Teil des gesamten Controllingprozesses gleichberechtigt in das Steuerungssystem des Unternehmens einbetten und die notwendigen Kennzahlen in eigener Verantwortung festlegen und erheben lassen.
Daten und Kennzahlen im Personalcontrolling
Das Personalcontrolling benötigt quantitative und qualitative Daten, um die Erreichung gestellter Ziele messen zu können. Dabei geht es nicht nur um Kostendaten, sondern auch um Mengen- und Strukturkennziffern. Vor der Datensammlung sollte Sie sich allerdings immer die Frage stellen, wozu Sie die Daten benötigen: Zur Formulierung von Zielen, zur Vorbereitung von Maßnahmen oder zur Erfolgskontrolle? Die unnötige Erhebung von Zahlen und Kennziffern ist teuer und sinnlos.
Wichtige mengenmäßige Daten betreffen natürlich die Anzahl der festen Belegschaft (auf Kopfzahl und Ganztagsbasis) und die Anzahl der Aushilfen, Praktikanten, Dauererkrankten oder Erziehungsurlauber(innen). Zu den wichtigen Strukturdaten zählen z. B. die Anzahl der Belegschaft nach Arbeitern und Angestellten, nach Geschlecht, nach Ausbildungsstand, nach Altersgruppen oder nach Vergütungsgruppen. Allerdings sollten auch qualitative Daten erhoben werden: Dazu zählen Fortbildungsstand und Einsatzmöglichkeit der Belegschaft. Auf der Grundlage so genannter Verhaltens- und Ereignisdaten, wie Informationen zu Inanspruchnahme von Bildungs- oder Erziehungsurlaub, Krankmeldungen, Fehlzeiten oder Kündigungen, können Sie wichtige Kennzahlen ermitteln. In jedem Fall sollten die zuständigen Führungskräfte immer über Krankenstand, Fehlzeitenquote und Fluktuationsrate informiert sein.
Kostendaten und Benchmarking
Die Grundlage für die Kontrolle Ihrer Personalkosten bildet die Lohnbuchhaltung. Das Personalcontrolling stellt zusätzliche Daten zu festen und variablen Personalkosten zur Verfügung, wie die Unterscheidung nach tariflicher Grundvergütung, Bezügen nach Betriebsvereinbarung, Aufwendungen für betriebliche Altersversorgung oder den gesamten Sozialaufwendungen. Das Personalcontrolling ermittelt auch die gesamten Kosten für Personalentwicklung und Personalbeschaffung. Auf der Grundlage dieser umfassenden Kostendaten können Sie Kennzahlen ermitteln, die als Vergleichgrößen zwischen Abteilungen oder Kostenstellen dienen (internes Benchmarking). Solche Kennzahlen können sein: Umsatz pro Mitarbeiter, Wertschöpfung pro Mitarbeiter oder betreute Kunden je Mitarbeiter. Aber auch ein Benchmarking als Vergleich zwischen Unternehmen ist auf dieser Grundlage möglich. So können Unternehmen vom "Klassenbesten" lernen.
Das Personalbudget
Eine zentrale Aufgabe im Personalcontrolling ist die Mitwirkung bei der mengen- und kostenmäßigen Personalplanung (Personalbudget) sowie die Erfolgskontrolle. Bei der Erstellung eines Personalbudgets stehen die Leistungsdaten, vor allem zur Produktivität, im Mittelpunkt. Auf Grundlage dieser Kennzahlen schlägt das Personalcontrolling Ihnen Handlungsalternativen vor. Dabei muss das Personalcontrolling die jeweiligen Daten zur Personalkapazität aus unterschiedlichen Bereichen einfordern.
Heute gehen immer mehr Unternehmen dazu über, ihre Kosten retrograd zu pIanen: Dabei werden die Erlöse im Voraus geschätzt und ein zu erzielender Gewinn aufgrund einer geforderten Umsatzrendite festgelegt. Entsprechend ergeben sich die Kosten. Für die Planung bedeutet diese Vorgehensweise, dass in den meisten Fällen Kostensenkungen im Vergleich zur vorangegangenen Periode notwendig sind, um den angepeilten Gewinn zu erreichen. Für den Personalbereich werden dann vom Controlling entsprechende Vorschläge gefordert.
In Zeiten schwacher Konjunktur sehen diese Vorschläge meist Personalreduzierungen vor. Hier steht gerade das Personalcontrolling in großer Verantwortung: Denn Freisetzungen kosten zunächst einmal Geld für Abfindungen und ziehen häufig weitere Kosten im Rahmen der Sozialpläne nach sich. Vor diesem Hintergrund sollten Sie prüfen, ob die in der Periode geplanten Kostensenkungen überhaupt realistisch sind.
Das Personalinformationssystem
Wie das gesamte Controlling nutzt das Personalcontrolling die EDV-Systeme des Unternehmens für seine Auswertungen. Dabei gilt auch hier, das jede Auswertung nur so gut ist wie die zugrundeliegende Datenbasis. Je häufiger Sie den Personaldatenbestand nutzen und prüfen lassen, desto besser ist er. Deshalb sollten alle Personaldaten dort in das System eingegeben werden, wo sie anfallen. Viele Unternehmen haben auch gute Erfahrungen mit sogenannten Sel-Service-Systemen gemacht. Hier wird ein Teil der Daten direkt vom Mitarbeiter in das System eingegeben oder geändert. Das sorgt für aktuelle Informationen und senkt den Aufwand in der Personalabteilung. Die Speicherung von Personaldaten kann natürlich auch zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle dienen. Deshalb ist die Einrichtung eines derartigen Informationssystems mitbestimmungspflichtig, Sie benötigen also eine entsprechende Betriebsvereinbarung.
Personalcontrolling als System
Über die dargestellten Aufgaben hinaus muss das Personalcontrolling künftig noch mehr zur Steuerung des gesamten Unternehmens beitragen. Die Anforderungen ergeben sich aus der zunehmend verbreiteten Unternehmensführung durch Kennzahlensysteme wie der Balanced Scorecard, die auch neue Personalkennzahlen erfordern. Zur Übertragung der Balanced-Scorecard-Systematik auf den Personalbereich liegen bereits einige Konzepte vor. Auch der Bereich der Personalentwicklung und -weiterbildung wird künftig verstärkt mit "harten" Kennzahlen gesteuert werden müssen, um die entstehenden Kosten zu rechtfertigen.
Weitere neue Anforderungen an das Personalcontrolling ergeben sich aus den Vorgaben des Gesetzgebers zum Risikomanagement im Rahmen des KONTRAG. Das bedeutet konkret, dass das Personalcontrolling künftig in der Lage sein muss, Risiken im Personal- und Sozialwesen frühzeitig zu erkennen und zu bewerten. Schließlich verlangt auch modernes Qualitätsmanagement präzise Informationen aus dem Personalbereich. Hier stehen Aspekte wie Leistungsfähigkeit und Motivation der Belegschaft und zugehörige Instrumente wie die Mitarbeiterbefragungen oder Feedbacks im Mittelpunkt. Diese vielfältigen Aufgaben kann nur ein Personalcontrolling erfüllen, das sämtliche Informationen zum Personal bündelt und systematisch aufbereitet. Fehlentscheidungen auf Grund strategisch falscher Personalmaßnahmen können Sie sich im verschärften Wettbewerb heute nicht mehr leisten.
Quelle: Redaktion tippund.info GmbH
