Outsourcing
Was Sie bei der Fremdvergabe beachten müssen
Die Auslagerung von Geschäftsprozessen an externe Spezialisten nennt man Outsourcing. Sie erfreut sich wachsender Beliebtheit bei Unternehmen. Kein Wunder, die Fremdvergabe spart Kosten und schafft Freiräume, um sich auf die eigenen Kernprozesse zu konzentrieren. Für das Outsourcing besonders geeignet sind Prozesse wie Rechnungswesen (Buchführung), EDV (IT), Recht, Marketing, Personalabrechnung, Logistik, Kundengewinnung (Outbound Call Center) und Kundenservice (Inbound Call Center). Es gibt auch Unternehmen, die Outsourcing wieder rückgängig machen, weil Firmenkenntnisse, Individualität und Qualität fehlt (z. B. Call Center in Osteuropa und Indien).
Überlegen Sie daher sehr genau, welche Kernkompetenzen Ihr Unternehmen besitzt, welche Bereiche also gerade nicht ausgelagert werden sollten. Im Umkehrschluss gilt es zu bedenken, welche Geschäftsprozesse sich zur Fremdvergabe eignen, und ob tatsächlich die Komplexität reduziert wird oder aber im Gegenteil noch mehr Komplexität erzeugt wird, weil die outgesourcten Prozesse doch wieder koordiniert werden müssen. Es ist sicherlich ein Prozess aus Versuch und irrtum.
Wenn Sie sich für Outsourcing entscheiden, dann folgen Sie fünf Phasen:
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Prozessanalyse: Besprechen Sie mit Ihrem Outsourcingdienstleister zunächst allgemein, welche Prozesse er übernehmen soll, wie die Zusammenarbeit zwischen ihm und Ihrem Unternehmen koordiniert werden soll und wer für welche Bereiche in letzter Instanz verantwortlich ist.
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Prozessdesign: Nach dieser ersten Analyse wird es Zeit, die Prozesse konkret zu planen. Dabei werden sich Optimierungspotenziale ergeben und neue Prozessschritte abzeichnen, die vor dem Start der Aktion bereits besprochen und geklärt werden sollten.
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Realisierungsphase: Nach einer entsprechenden Schulung der Mitarbeiter beider Unternehmen, geht es an die Umsetzung des Outsourcingprozesses, den Sie allen Mitarbeitern kommunizieren sollten, damit keine Missverständnisse über die künftigen Zuständigkeiten aufkommen. An dieser Stelle profitieren Sie erstmalig davon, die ausgelagerten Prozesse und Bereiche nicht mehr selbst ausführen müssen.
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Controlling: Die Kontrolle des Outsourcing bezeichnet weniger eine zeitlich einzugrenzende Phase als vielmehr einen kontinuierlichen Begleitprozess. Trotzdem ist natürlich nach einigen Wochen der Realisie-rungsphase Gelegenheit für eine Kontrollzäsur. Nutzen Sie dazu die üblichen Instrumente: Umsatzentwicklung, Abschlussquoten, Grad der Prozessvereinfachung usw. Bedenken Sie aber nicht quantitative Kennzahlen, sondern auch qualitative Erleichterungen.
- Restrukturierung: Aus dem Controlling erhalten Sie wichtige Aussagen über den Optimierungsbedarf Ihres Outsourcing. Hier haben Sie Gelegenheit, Prozesse weiter zu verbessern, Absprachen zu erneuern und Ihre Erfahrungen in modifizierte Lösungen einzubringen.
Autor: Dr. Michael A. Peschke, 2006.
