Mitarbeitergespräche
Gute Ergebnisse durch gründliche Vorbereitung
Mitarbeitergespräche gehen häufig in der Hektik des Alltages unter. Dabei reichen oftmals schon 60 Minuten einmal im Jahr für eine deutlich bessere Zusammenarbeit.
Mitarbeitergespräche gehen häufig in der Hektik des Alltages unter. Dabei reichen oftmals schon 60 Minuten einmal im Jahr für eine deutlich bessere Zusammenarbeit. Und das ganze Unternehmen profitiert davon.
In vielen Groß- und Kleinunternehmen sind Mitarbeitergespräche deshalb längst eine feste Einrichtung. Mindestens einmal im Jahr wird ein einstündiges Gespräch mit jedem Mitarbeiter eingeplant. Dies hilft dabei, die Stärken und Schwächen der Einzelnen besser einzuschätzen. So lässt sich das Personal noch effektiver einsetzen.
Einführung und Umsetzung
Ein Konzept ist der erste Schritt: Eine gute Vorbereitung stellt sicher, dass alle Beteiligten - also die Führungskraft und der einzelne Mitarbeiter - von dem Dialog profitieren. Großfirmen benutzen für die Gespräche teilweise Vordrucke, die dann den Charakter von Leitlinien haben. Falls Sie Vordrucke verwenden möchten, ist es wichtig, dass Sie sich dennoch vorher über jeden einzelnen Mitarbeiter Gedanken machen und diese in das Gespräch einfließen lassen.
Bevor die Gespräche erstmalig stattfinden, erhalten sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte einen Leitfaden mit Vorgaben zum Ablauf der Gespräche und werden darüber informiert, welchen Stellenwert die Ergebnisse haben. Diese Konzepte werden dann auch mit dem Betriebsrat bzw. Personalrat abgestimmt. Führen Sie Mitarbeitergespräche in einem abgeschirmten Raum ohne Ruhestörungen von außen (Telefon etc.) durch. Vermeiden Sie aber mehr als vier bis fünf Gespräche am Tag, da irgendwann die Konzentration nachlässt und Sie dann nicht mehr adäquat auf Ihren Gesprächspartner eingehen können.
Die Themen
Zielvereinbarung: Ein wichtiger Bestandteil eines Mitarbeitergespräches ist die Zielvereinbarung. Dazu werden die zuvor gesetzten Ziele mit dem Ist-Zustand verglichen und mögliche Abweichungen besprochen. Formulieren Sie auf dieser Grundlage dann auch die neuen Ziele. So wird eine faire Beurteilung möglich. Bewährt hat sich eine möglichst konkrete und ergebnisorientierte Formulierung der Ziele. Bei sehr vielen Zielen - bis zu drei sind optimal - ist es wichtig, dass klare Prioritäten gesetzt werden. Bei der Zielvereinbarung ist es wichtig, dass beide Gesprächspartner ihre Ansicht über die besten Strategien zum Erreichen des Ziels austauschen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter also ganz konkret, was sie für die beste Strategie zur Zielerreichung halten. So kann sich das Gespräch auch noch zum Ideenpool für das Unternehmen entwickeln. Falls nötig, treffen Sie auch ganz konkrete Absprachen zu den vereinbarten Zielen. Besprechen Sie außerdem im Rahmen der Zielvereinbarungen auch Bereiche, die beispielsweise noch nötige Fortbildungen für die Aufgabe oder die technische Ausrüstung betreffen.
Arbeitsaufgaben und Arbeitsumfeld: Neben den Zielvereinbarungen werden im Mitarbeitergespräch auch Themen wie Arbeitsaufgaben und -umfeld angesprochen. Hierbei geht es z. B. um die alltägliche Organisation der Abläufe. Sind diese optimal oder könnten sie noch verbessert werden? Besprechen Sie auch Fragen, die eine mögliche Unter- oder Überforderung des Mitarbeiters betreffen. Im Bereich Arbeitsumfeld besprechen Sie Themen, die mit der Gestaltung des Arbeitsplatzes, der technischen Ausrüstung, Arbeitszeitregelungen und der Sicherheit am Arbeitsplatz zu tun haben. Fragen Sie den Mitarbeiter hierbei auch nach eventuellen gesundheitlichen Belastungen durch den Arbeitsplatz.
Zusammenarbeit und Führung: Die Kooperation im Betrieb ist ein zentrales Thema im Mitarbeitergespräch. Häufig werden bei dieser Gelegenheit Kommunikations- und Kooperationsschwachstellen im Unternehmen ermittelt. Diskutieren Sie über Möglichkeiten, diese auszuräumen und leiten Sie danach die Umsetzung ein.
Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven: Letztendlich ist die Motivation der Mitarbeiter ein essenzieller Bereich im Gespräch. Nur motivierte Mitarbeiter fühlen sich langfristig an ein Unternehmen gebunden und sind schließlich auch produktive Mitarbeiter. Sprechen Sie aus diesem Grund ausführlich über die Veränderungs- und Entwicklungspotenziale sowie die Wünsche Ihrer Mitarbeiter. Dabei lassen sich beispielsweise auch Fragen über mögliche Aufstiegsmöglichkeiten oder neue Aufgabengebiete sowie Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen erörtern.
Das Gespräch
Das Wort hat zunächst Ihr Gegenüber. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter einen Rückblick auf seine Arbeit seit dem letzten Gespräch geben. Fragen Sie nach seinen Anteilen an Erfolgen und Misserfolgen und verständigen Sie sich mit ihm über die Gründe dafür. Geben Sie Ihr Feedback zu seinem Rückblick. Reflektieren Sie anschließend die gemeinsame Arbeitsbeziehung und Zusammenarbeit im betrachteten Zeitraum.
Empfehlungen zur Gesprächsführung
- sellen Sie nur offene Fragen. Das Gespräch wird partnerschaftlicher empfunden als bei geschlossenen Fragen, die nur mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können.
- Wenn Sie etwas bewerten, dann beginnen Sie immer mit den positiven Aspekten des Sachverhalts.
- Sprechen Sie kritische Faktoren behutsam, aber deutlich an.
- Ziehen Sie nicht gegen abweichende Ansichten zu Felde, sondern geben Sie Ihrem Mitarbeiter Raum, seine Sicht- und Handlungsweise zu erklären. Streben Sie an, Ihr Gegenüber verstehen zu wollen. Stellen Sie Ihren abweichenden Standpunkt deutlich sichtbar neben den des Mitarbeiters.
- Das Gespräch dreht sich um den Mitarbeiter auf dem Stuhl gegenüber. Sprechen Sie nicht über Dritte.
- Bei Unstimmigkeiten achten Sie darauf, den Zeitplan und die Stimmung nicht zu gefährden. Wägen Sie ab, ob Sie ein Problem schnell klären können oder einen gesonderten Termin für ein Kritikgespräch vereinbaren.
- Vermischen Sie Themen wie Zuständigkeiten, Weiterbildung, Übernahme von Verantwortungen sowie Beförderung nicht miteinander.
- Das Gespräch endet mit einem Rückblick auf den Gesprächsverlauf. Fassen Sie abschließend die Absprachen zusammen.
Autorin: Dr. Andrea Kiendl, Redaktion tippund.info GmbH, 2006.
