Gehaltsabrechnung outsourcen
Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung liegt nahe, da es sich hierbei um eine immer wiederkehrende, standardisierte Aufgabe handelt. Die Fremdvergabe kann viele Vorteile haben.
Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung liegt nahe, da es sich hierbei um eine immer wiederkehrende, standardisierte Aufgabe handelt. Die Fremdvergabe kann viele Vorteile haben.
Externe Dienstleister sind oft in der Lage, durch ihre Spezialisierung kostengünstiger zu arbeiten oder Zusatzservices anzubieten. Sie erreichen im Idealfall eine Senkung der Fixkosten, werden entlastet und können Ihre freigewordenen Kapazitäten gewinnbringender in Ihrem Kerngeschäft einsetzen.
Diese positiven Effekte bleiben jedoch nicht selten aus, weil die Kostenstruktur der vorher selbst erbrachten Leistungen nicht genau genug berechnet wurde. Das Outsourcen birgt bei nicht sorgfältiger vorheriger Analyse auch andere Risiken.
So kann es zu zahlreichen Schnittstellenproblemen zwischen dem Dienstleister und Ihrem Unternehmen kommen, wichtiges Unternehmenswissen kann verloren gehen. Dies endet unter Umständen in einer unerwünschten Abhängigkeit von dem externen Dienstleister. Was normalerweise fast immer bedeutet, dass die Kosten nicht sinken, sondern steigen.
Um diese Fallsticke zu umgehen, sollten Sie zunächst Ihre eigene Kostenstruktur bei der Entgeltabrechnung genau analysieren. Wesentliche Einflussgrößen dieser Kostenstruktur sind die betrachteten Mitarbeitergruppen, das Vergütungssystem und die Entgeltbestandteile, die Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen sowie die unternehmens- und branchenspezifischen Charakteristika.
Wichtige Fragen, die es zu beantworten gilt, sind in diesem Zusammenhang: Wie aufwändig ist die Datenerfassung und -pflege nach der Fremdvergabe in Ihrem Unternehmen? Ist die unternehmensinterne Soft- und Hardware kompatibel zu der des Dienstleister? Wie aufwändig gestaltet sich das Schnittstellenmanagement?
Gerade beim Outsourcen der Entgeltabrechnungen ist es auch wichtig, dass Sie den Punkt der Zeiterfassung etwas näher betrachten. Machen Sie sich klar, was Sie genau alles abgeben möchten. Gerade die Zeiterfassung ist für das Personalcontrolling wichtig. Darüber hinaus kann es durchaus sinnvoll sein, sowohl die Datenerfassung und die -pflege als auch die Beratung der Kollegen selbst weiter durchzuführen.
Um letztendlich die Kostenstruktur des Externen mit Ihrer eigenen zu vergleichen, sollten Sie Ihre eigenen spezifischen Abrechnungsparameter deutlich herausarbeiten. Danach wird ermittelt, wie das Mengengerüst (z. B. Anzahl der Abrechnungen, Lohnkonten und Auswertung etc.) für die erwünschte Leistung aussieht.
Berechnen Sie auch eventuelle Einzeldienstleistungen. Als letzten Schritt ermitteln sie die Kosten pro Einzelabrechnung, die sich dann einfach mit denen des externen Dienstleisters vergleichen lassen.
Selbstverständlich sollte der externe Dienstleister diverse dokumentarische Aufgaben übernehmen. Dazu gehört die Datenpflege über die Anzahl und Struktur der Arbeitnehmer, die Berücksichtigung der Zu- und Abgänge und die entsprechenden Stammdatenänderungen.
Autorin: Dr. Andrea Kiendl, Redaktion tippund.info GmbH, 2007.
Literaturempfehlungen
-
Hoeppe, J. C. / Kricsjalussy, A.: Outsourcing von Entgeltabrechnungen. In: Personal, Heft 8 2003, S. 55-57.
- Frank, U.: Das Einmaleins der Entgeltabrechnung. 4. Auflage, Datakontext, Frechen 2007.
